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Facciamo una conference call?

17 marzo 2020, di Studio Giaccardi & Associati

Come un virus cambia il lavoro di analisi e progettazione     
L’esperienza e i suggerimenti dello Studio Giaccardi & Associati    

A causa della diffusione del CoVid-19, nelle ultime settimane fare una conference call è diventata la modalità di lavoro prevalente: è il cosiddetto “smartworking”. Uffici, scuole, università e chi più ne ha più ne metta, sono tutti online!
E indovinate cos’è successo? Problemi di linea e connessione in gran parte dei casi.

A marzo avevamo in programma una dozzina tra conferenze e meeting molto importanti. Tutto saltato? Certo che no, inizialmente abbiamo potuto confrontarci con clienti e stakeholder tramite Skype. Uno di questi incontri, però, presentava una peculiarità critica: c’erano più di venti persone coinvolte e tutte molto motivate a partecipare.

Era un tavolo di concertazione tra operatori turistici e amministrazione pubblica per affrontare la situazione straordinaria e difficile del turismo e definire assieme provvedimenti strategici.
Eravamo in venti e non tutti proprio abituati all’utilizzo della tecnologia. Era necessario trovare una soluzione adatta per tutti, non sempre avvezzi al digitale, possibilmente free e che funzionasse anche con una connessione relativamente instabile. Emanuela Bussu, consulente dello Studio per i progetti in Sardegna, ha intrapreso una rapidissima ricerca trovando cercando una soluzione in poche ore.

Quale tool usare?

Tentativo n° 1: Videochat di Messanger (Facebook) https://www.messenger.com/
Il primo strumento con cui abbiamo tentato l’impossibile è la funzione videochiamata dell’App di Zuckemberg. Niente di particolarmente innovativo, ma si tratta di un tool che quasi tutti conoscono: se avesse funzionato, non avremmo dovuto far scaricare o spiegare niente di nuovo. Purtroppo, anche con i video disattivati, l’applicazione non funzionava con più di cinque partecipanti.
Poco male, in fondo lo strumento non è ideato per videoconferenze.

Tentativo n°2: Jit.si Meet https://meet.jit.si/
Jitsi è una piattaforma open-source per videoconferenze, quindi gratuita e pensata proprio per quello che serviva a noi. Per “chiamare” qualcuno è sufficiente che questo abbia il link di riferimento se si collega da desktop o scriva il nome della conversazione (la “stanza”in gergo) sul sito di Jit.si Meet se si connette da mobile. Sembrava perfetto per il caso nostro.
Peccato che non siano riuscite a connettersi le 12 persone coinvolte, anche questa volta senza video. Certo è che la connessione non era della migliore: lo strumento segnala infatti la qualità della connessione dei partecipanti con un semaforo sul loro video e, come vedete nell’immagine qui sotto, in molti erano in rosso. Come fare insomma con una connessione scadente, dato che la fibra non arriva ancora in tutta Italia?Jit.si meet

Jit.si meet

Tentativo n° 3: Cisco Webex https://www.webex.com/
E così abbiamo provato un vero strumento professionale: Cisco vende infatti soluzioni per il lavoro da remoto per aziende. Abbiamo attivato la nostra prova gratuita del prodotto e collegato i partecipanti alla videoconferenza: non siamo riusciti a sentirci.

Tentativo n°4: Meet.google https://meet.google.com/
Lo strumento nella Google Suite aziendale. Si crea un evento su Google Calendar, selezionando su “Altre Opzioni” possiamo già aggiungere la videoconferenza con Hangouts Meet e ottenere il link da inviare ai partecipanti. Chi si connette da desktop, può cliccare sul link, mentre da mobile è necessario scaricare la app. Chiunque può silenziare il proprio microfono, o può farlo chi ha creato l’evento. Morale della favola? La qualità della connessione era la solita dei tentativi precedenti, ma ci siamo parlati e visti in 19.

E quindi noi

Lo Studio Giaccardi & Associati ha sede a Ravenna, ma veniamo da diversi luoghi d’Italia: Daniele di Lecce e Beatrice di Cavriglia in Toscana abitano quasi sempre a Rimini, Jessica a Cervia, Marco a Bologna, Emanuela a metà tra il Nuorese e Cagliari, e infine lui, Beppe, l’uomo col trolley incorporato, che atterra o sbarca dove serve. Negli ultimi anni abbiamo lavorato soprattutto per realtà sparse in tutta la penisola e, com’è facile immaginare, non ci vediamo tutti i giorni in ufficio, né tantomeno incontriamo di persona assiduamente tutti i nostri clienti.

Non fraintendeteci: quando è possibile ci troviamo a Ravenna, e lavorare a contatto è bellissimo. In ufficio c’è un tavolo enorme, ognuno seduto da un lato e le idee nel mezzo. Se individualmente abbiamo dei progetti e delle responsabilità affidateci, il valore aggiunto è poterne discutere assieme, confrontare quelle idee da ogni angolo del tavolo e farle crescere insieme, grazie allo sguardo di tutti.

Tale scambio continuo può e deve essere possibile anche quando non siamo in ufficio, è fondamentale per portare a termine ogni progetto al meglio delle sue potenzialità. E questo è possibile con strumenti che tutti usiamo quotidianamente: gruppi su Whatsapp con cui darsi appuntamento e condividere informazioni, mail per scambiarsi documenti e punti di vista, Skypecall con cui discutere l’avanzamento dei lavori previa definizione dell’ordine del giorno.

Lavorare da remoto e confrontarsi costantemente con il proprio team, si può. Si può anche quando la nostra connessione non è molto performante e anche se la conoscenza della tecnologia non è uguale per tutti. Per noi il CoVid-19 non ha significato un arresto delle attività, non si è tradotto in una stasi frustrante, ma in un periodo fecondo di innovazione, scambio e lavoro: ci si scopre “distanti ma (ancora più) uniti”, un po’ come gli sportivi italiani.

il team dell Studi Giaccardi in call
il team dell Studi Giaccardi in call

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